En utilisant le module "Contacts" de Callbell, il est possible d'importer une liste de contacts WhatsApp dans la plateforme. Une fois l'importation terminée, les contacts seront enregistrés dans 2 sections : dans la section du module "Contacts" et dans la section du module "Gestion des chats" sous forme de chats WhatsApp vides.
1. Préparation du fichier CSV
Le format pris en charge pour l'importation est le CSV séparé par des virgules. Les en-têtes nécessaires sont :
- NOM : le nom complet du contact.
- TÉLÉPHONE : le numéro de téléphone du contact avec le préfixe international.
- TAG (facultatif) : des étiquettes utiles pour catégoriser les contacts.
- Champs personnalisés (facultatif) : des informations supplémentaires sur le contact que nous voulons ajouter dans la section dédiée.
Pour créer le fichier, utilisez un tableur et enregistrez-le au format CSV séparé par des virgules. Vérifiez notre exemple de fichier CSV avant de préparer le fichier CSV.
Assurez-vous que tous les numéros de téléphone contiennent le préfixe international (par exemple, 39 pour l'Italie).
2. Chargement des contacts
Accédez à la section Module Contacts (seuls les utilisateurs avec un accès administrateur peuvent voir ce module) et cliquez sur Importations > Importer des contacts.
Sélectionnez l'option pour charger un fichier CSV et choisissez le fichier préparé.
3. Configuration des options d'importation Avant l'importation
Vous pouvez sélectionner certaines options, notamment :
- Importer les contacts dans le module de chat en tant que Conversations ouvertes ou fermées : décidez si vous souhaitez importer les contacts en tant que conversations déjà ouvertes ou fermées.
- Attribution des contacts : choisissez de attribuer les nouveaux contacts à un collaborateur spécifique ou à une équipe, ou de les laisser non attribués.
- Associer les contacts à un canal spécifique : si vous travaillez avec le multi-numéro WhatsApp, vous pouvez décider à quel compte WhatsApp attribuer les contacts de l'importation.
4. Gestion des contacts en double
Le système reconnaîtra automatiquement les contacts déjà présents dans Callbell. Seuls les nouveaux contacts seront importés et créés. Les contacts en double ne seront pas écrasés (ce qui signifie que s'il y a des différences entre le contact existant et le duplicata dans le CSV, elles ne seront pas prises en compte).
5. Confirmation et notification
Une fois que tout est confirmé, le système lance le processus d'importation. Vous recevrez une notification par e-mail une fois l'importation terminée pour confirmer que tout s'est bien passé. Si certains contacts n'ont pas été importés correctement, vous pouvez les voir en cliquant sur le bouton "Afficher les détails". À partir de là, vous pouvez également télécharger la liste de tous les contacts qui n'ont pas été importés correctement.
Conseils utiles
- Assurez-vous que tous les numéros de téléphone contiennent le préfixe international (par exemple, 39 pour l'Italie).
- Vérifiez les données : assurez-vous que les données de votre fichier CSV sont correctes et bien formatées pour éviter les erreurs lors de l'importation. Si vous souhaitez importer des listes avec un grand nombre de contacts, nous vous recommandons de faire un test avec un nombre réduit de contacts d'abord pour vérifier que tout est dans le bon format.
- Utilisez des TAG appropriés : si vous utilisez des TAG, assurez-vous qu'ils sont pertinents et utiles pour une catégorisation facile.