Per poter gestire volumi significativi di chat, è possibile attivare l'assegnazione automatica delle conversazioni (una a testa, anche conosciuta come assegnazione round round) ai membri del team presenti al'interno dell'account.
È possibile attivare questa funzione dalle impostazioni, sotto il tab "Regole di assegnazione":
Una volta attivata l'assegnazione automatica, potrai decidere di escludere dei membri del team dall'assegnazione di chat in entrata:
Inoltre, potrai decidere di includere (o escludere) dalla assegnazione automatica gli agenti in base al loro “status” (online/offline). Per avere maggiori informazioni su come funziona lo status agente, clicca qui.
Infine, è possibile, nel caso in cui abbiate attivato l'opzione di assegnare nuove chat solo a agenti disponibili (la seconda opzione della lista deve essere disattivata come nello screenshot qui sotto), ti sarà permesso di attivare un'ultima opzione la quale permetterà di riassegnare automaticamente ad un agente disponibile una chat precedentemente chiusa che viene riaperta da un nuovo messaggio del cliente, quando l'agente a cui era stata assegnata in precedenza risulta non disponibile.
Perché questa opzione può essere utile?
Supponiamo che un cliente contatti la tua azienda per la prima volta. Se l'assegnazione automatica è attivata e l'opzione di assegnazione a agenti non disponibili disattivata, la conversazione verrà automaticamente assegnata a uno degli agenti disponibili, John.
John risponde e il cliente è felice 🎉
Dopo aver risposto, John contrassegna la conversazione come "chiusa" e passa alla chat successiva.
Una settimana dopo, lo stesso cliente fa una nuova domanda ma John, nel frattempo, si è impostato come "Non disponibile" perché si è preso delle ferie.
Detto questo, se hai abilitato l'opzione "Riassegna conversazioni chiuse se gli agenti assegnati non sono disponibili", Callbell riassegnerà automaticamente la conversazione a uno dei tuoi agenti disponibili:
Nel nostro esempio, sono disponibili sia William che Mary. L'algoritmo di auto assegnazione sceglie "William", che risponde al cliente in pochi minuti e tutti vincono:
- Il cliente ha, anche questa volta, ricevuto una risposta rapida ⚡️
- Il tuo business non ha perso la visibilità sulla richiesta del cliente
Quando non è consigliato attivare questa opzione
Se la tua azienda si basa sull'assegnazione permanente di lead o non desideri spostare automaticamente le conversazioni tra i collaboratori / agenti, probabilmente non avrai bisogno di abilitare questa opzione.