Utilizzando il modulo “Contatti” di Callbell, è possibile importare una lista contatti WhatsApp all’interno della piattaforma. Una volta effettuato l’import, i contatti verranno salvati in 2 sezioni : nella sezione del modulo “Contatti” e nella sezione modulo “Gestione delle chat” sotto forma di chat WhatsApp vuote.
1. Preparazione del file CSV
Il formato supportato per l’importo è il CSV separato da virgole. Le intestazioni necessarie sono:
- NAME: il nome completo del contatto.
- PHONE: il numero di telefono del contatto completo di prefisso internazionale.
- TAG (opzionale): etichette utili per categorizzare i contatti.
- Campi personalizzati (opzionale) : le informazioni aggiuntive sul contatto che desideriamo aggiungere nella sezione dedicata.
Per la creazione del file, usa un foglio di calcolo e salvalo in formato CSV separato da virgole. Controlla il nostro esempio di file CSV prima di preparare il file CSV.
Assicurati che tutti i numeri di telefono contengano il prefisso internazionale (ad esempio 39 per l’Italia).
2. Caricamento dei contatti
Accedi alla sezione Modulo Contatti (solo gli utenti con accesso admin potranno visualizzare questo modulo) e clicca su Importazioni > Importa contatti.
Seleziona l'opzione per caricare un file CSV e scegli il file preparato.
3. Impostazione delle opzioni di importazione
Prima dell’import potrai selezionare alcune opzioni, nello specifico:
- Importare i contatti nel modulo chat come Conversazioni Aperte o Chiuse: decidi se importare i contatti come conversazioni già aperte o chiuse.
- Assegnazione Contatti: scegli se assegnare i nuovi contatti a un collaboratore specifico o a un Team, oppure se lasciarli non assegnati.
- Associare i contatti ad uno specifico canale : se lavori con il multinumero WhatsApp, potrai decidere a quale account WhatsApp attribuire i contatti dell’import.
4. Gestione dei Contatti Duplicati
Il sistema riconoscerà automaticamente i contatti già presenti in Callbell. Solo i nuovi contatti verranno importati e creati. I contatti duplicati non verranno sovrascritti (questo significa che, qualora ci fossero delle differenze tra il contatto già esistente ed il duplicato nel CSV, esse non verranno prese in considerazione)
5. Conferma e Notifica
Una volta confermato il tutto, il sistema avvia il processo di importazione. Riceverai una notifica via email una volta completata l'importazione, per confermare che tutto sia andato a buon fine. Nel caso alcuni contatti non venissero importati correttamente, sarà possibile visualizzarli cliccando sul pulsante “visualizza dettagli”. Da qui potrai inoltre scaricare la lista di tutti i contatti che non sono stati importati correttamente.
Consigli Utili
- Assicurati che tutti i numeri di telefono contengano il prefisso internazionale (ad esempio 39 per l’Italia).
- Verifica i dati: assicurati che i dati nel tuo file CSV siano corretti e ben formattati per evitare errori durante l'importazione. Se desideri importare liste con un alto numero di contatti, ti consigliamo prima di effettuare un test con un numero ridotto di contatti per verificare che tutto sia nel formato corretto.
- Utilizza TAG opportuni: Se utilizzi i TAG, assicurati che siano pertinenti e utili per una facile categorizzazione.