Para poder administrar volúmenes importantes de chat, es posible activar la asignación automática de conversaciones (una cada una, también conocida como asignación round robin) a los miembros del equipo dentro de tu cuenta.
Puedes activar esta función desde la configuración de tu cuenta, en la pestaña "Reglas de asignación":
Una vez que se habilita la asignación automática, puedes decidir excluir a los miembros del equipo de la asignación de chat entrante.
Además, puedes decidir incluir (o excluir) agentes de la asignación automática en función de su "estado" (Disponible / No disponible). Para obtener más información sobre cómo funciona el estado del agente, haz clic aquí.
Finalmente, es posible, en caso de que hayas activado la opción de asignar nuevos chats solo a los agentes disponibles (la segunda opción de la lista debe estar desactivada como en la captura de pantalla a continuación), se te permitirá activar una última opción que permitirá reasignar automáticamente a un agente disponible un chat previamente cerrado que es reabierto por un nuevo mensaje del cliente, cuando el agente al que fue asignado previamente no está disponible.
¿Por qué puede ser útil esta opción?
Digamos que un cliente se pone en contacto con tu empresa por primera vez. Si la asignación automática está habilitada y la opción de asignación a agentes no disponibles está deshabilitada, la conversación se asignará automáticamente a uno de los agentes disponibles, John.
John responde y el cliente está contento 🎉
Después de responder, John marca la conversación como "cerrada" y pasa al siguiente chat.
Una semana más tarde, el mismo cliente hace una nueva pregunta, pero John, mientras tanto, se ha fijado como "No disponible" porque se tomó unas vacaciones.
Dicho esto, si has habilitado la opción "Reasignar conversaciones cerradas si los agentes asignados no están disponibles", Callbell reasignará automáticamente la conversación a uno de tus agentes disponibles:
En nuestro ejemplo, tanto William como Mary están disponibles. El algoritmo de autoasignación elige a "William", quien responde al cliente en minutos y todos ganan:
- El cliente volvió a recibir una respuesta rápida ⚡️
- Tu negocio no ha perdido visibilidad ante la solicitud del cliente
¿En qué casos no se recomienda activar esta opción?
Si tu empresa depende de la asignación permanente de leads o no desea mover automáticamente las conversaciones entre colaboradores / agentes, probablemente no necesitas habilitar esta opción.